医療機関への疑義照会や分譲依頼の際に薬局で使用するFAXのテンプレートを作成してみた

薬局で使えるFAXテンプレート3選｜疑義照会・分譲依頼・患者紹介の書き方

「いまどきFAX？」と思われるかもしれません。でも、薬局で働いていると、意外とFAXを送る場面って残っていますよね。疑義照会、分譲依頼、患者紹介——急ぎの対応が求められるときほど、手書きで慌てて書いて「あ、連絡先書き忘れた」なんてこと、心当たりありませんか。

私自身、ビジネス文書が得意なタイプではありません。だからこそ、テンプレートを用意しておくことで「何を書けばいいんだっけ」と迷う時間を減らしたいと考えました。

この記事では、薬局業務で使用頻度の高いFAXテンプレートを3種類紹介します。疑義照会・分譲依頼・患者紹介、それぞれの場面で「最低限これを書けば伝わる」という項目を整理しました。ダウンロードしてそのまま使えるWordファイルも用意していますので、よければ活用してください。

なぜ薬局でFAXテンプレートを整備しておくべきなのか

急ぎの場面ほど「型」があると助かる

疑義照会や分譲依頼は、患者さんを待たせている状況で発生することが多いです。そのとき、一から文面を考えていると焦りますし、必要な情報が抜け落ちるリスクも上がります。

でも、手書きでもなんとかなってきたし…わざわざテンプレート作るほどでもないかなって。

オカメインコ

ポッポ先生

「なんとかなっている」と「最適」は違いますね。テンプレートがあると、記載漏れの防止だけでなく、後輩への引き継ぎも楽になります。一度作れば使い回せるので、初期投資として考えるといいですよ。

相手が読みやすい＝返答が早い

FAXを受け取る側も忙しいです。必要な情報がパッと見てわかる書式になっていれば、確認作業がスムーズになり、結果として返答も早くなります。ここ、意外と見落とされがちなポイントです。

ただし、医療機関によっては独自の疑義照会フォーマットを指定している場合があります。処方箋に「疑義照会はこの様式で」と記載がある場合は、そちらを優先してください。

疑義照会FAXの書き方とテンプレート

基本構成：何を・なぜ・どうしてほしいか

疑義照会のFAXで押さえたい項目は以下のとおりです。

私ならまず、疑義内容を「事実→懸念→提案」の順で書くようにしています。たとえば「〇〇の用量が添付文書の上限を超えています。このまま調剤して問題ないかご確認ください。必要であれば〇〇mgへの減量をご検討いただけますでしょうか」という流れです。

提案まで書くのって、おこがましくないですか？

オカメインコ

ポッポ先生

「提案」というより「選択肢の提示」ですね。医師が判断しやすくなるので、むしろ歓迎されることが多いです。もちろん、最終判断は医師に委ねる書き方にしておくのがポイントです。

テンプレートダウンロード

以下のリンクからWordファイルをダウンロードできます。薬局名や連絡先を書き換えてお使いください。

疑義照会でよく使う文例

参考として、よくある疑義パターンの文例を挙げておきます。実際の状況に合わせて調整してください。

分譲依頼FAXの書き方とテンプレート

電話確認が先、FAXはその記録

分譲依頼の場合、いきなりFAXを送るのではなく、まず電話で在庫確認と分譲可否を確認するのが通常の流れです。FAXは「先ほどお電話した件の正式依頼」という位置づけになります。

いまの状況だと、出荷調整品が多くて分譲のやりとりが増えていますよね。だからこそ、スムーズに依頼できる書式があると双方にとって楽です。

記載項目

開設許可証の写しって、毎回必要なんですか？

オカメインコ

ポッポ先生

「薬局間における医療用医薬品の譲受・譲渡に関するガイドライン」に基づく対応ですね。初回取引時に添付するのが基本です。継続取引先であれば省略できることが多いですが、相手薬局の方針次第なので、不安なら確認しておくと安全です。

テンプレートダウンロード

患者紹介FAXの書き方とテンプレート

在庫がないとき、他薬局への橋渡し

最近、取り寄せが難しい薬剤が増えていませんか。どうしても自薬局で対応できない場合、在庫のある他薬局を紹介するケースが出てきます。

このとき、患者さんの了解を得たうえでFAXを送っておくと、患者さんが他薬局に到着したときの待ち時間を短縮できます。逆に言うと、事前連絡なしで患者さんだけ行かせると、先方も準備ができず、患者さんにも負担がかかります。

記載項目

ただし、患者紹介のFAXを送る前に、必ず患者さん本人の同意を得てください。処方箋には個人情報が含まれていますので、無断送信はNGです。

電話だけじゃダメなんですか？FAXまで必要？

オカメインコ

ポッポ先生

電話だけでも対応はできますが、処方内容を口頭で伝えると聞き間違いのリスクがあります。FAXで処方箋を送っておけば、先方も事前に在庫確認や調剤準備ができるので、患者さんの待ち時間短縮につながりますね。

テンプレートダウンロード

テンプレート運用のコツと注意点

自薬局用にカスタマイズしておく

ダウンロードしたテンプレートは、あくまで汎用的なものです。自薬局の名称・住所・連絡先をあらかじめ入力した状態で保存しておくと、実際に使うときの手間が減ります。

私なら、パソコンのデスクトップか共有フォルダの「よく使う書式」フォルダにまとめておきます。急いでいるときに「あのファイルどこだっけ」と探す時間がもったいないので。

送信前のチェックポイント

FAX送信前に確認したい項目をリストにしておきます。

ポッポ先生

FAX番号の誤送信は情報漏洩につながります。送信前のダブルチェックは必須ですね。可能であれば、FAX送信後に電話で到着確認するとより安全です。

ビジネス文書が苦手でも大丈夫

正直なところ、私自身もビジネス文書のマナーに自信があるわけではありません。ただ、薬局間や医療機関とのやりとりであれば、「必要な情報が漏れなく伝わること」が最優先です。過度に形式ばった表現にこだわる必要はないと思っています。

もし不安があれば、先輩薬剤師や管理薬剤師に一度見てもらうのも手です。一回確認してもらえば、その後は同じ書式を使い回せますから。

まとめ

薬局業務で使えるFAXテンプレートとして、疑義照会・分譲依頼・患者紹介の3種類を紹介しました。

次の一歩として、まずは使用頻度の高い「疑義照会」のテンプレートから、自薬局用にカスタマイズしてみてください。一度作っておけば、次からはそのまま使えます。

なお、今回紹介したテンプレートはあくまで一例です。医療機関や地域によってローカルルールがある場合は、そちらを優先してください。不明点があれば、各都道府県の薬剤師会や、取引先の医療機関に確認するのが確実です。

ポッポ先生

テンプレートは「作って終わり」ではなく、実際に使いながら改善していくものです。まずは一度使ってみて、必要に応じて修正していきましょう。